Existen una serie de recetas “básicas” pero tremendamente efectivas para terminar con éxito nuestras tareas del día a día. La sencillez y simplicidad es y será siempre la mejor receta.

Detrás de la mayoría de estos consejos está el sentido común, y precisamente su extrema sencillez hace que mucha gente dude de que pueda funcionar. Sin embargo, el 99% de las soluciones a tus problemas de productividad y organización se encuentran detrás de estas sencillas pero poderosas soluciones.

1. Toma la iniciativa

Esto es la clave de todo. Una persona pasivo-contemplativa que se sienta plácidamente “a verlas venir” jamás mejorará. La solución a los problemas, el éxito en tus tareas pasa siempre por tomar la iniciativa, por dar el primer paso, hacer una llamada, convocar una reunión, investigar sobre algo. Requiere tu acción.

La proactividad se practica y luego se desarrolla. Pero hay que practicarla. No se adquiere de la noche a la mañana. Pero el premio merece la pena. Aquí tienes tres pistas para ayudar a desarrollar tu espíritu proactivo:

  1. Actitud Positiva. Lo primero es cargarse de buen espíritu, de actitud positiva, del antes del no. Negar o desesperarse es el primer paso para fracasar.
  2. Visualiza el resultado. Casi todo exige un esfuerzo o es una molestia, pero si tratas de visualizar el resultado de tu acción, puede que consigas el empuje que te falta.
  3. La solución está en tu mano. Piensa que la solución la tienes tú. Nadie va a venir a “salvarte”. A veces es una llamada, un email, una reunión… piensa que mismo puedes solucionarlo o cambiarlo.

2. Identifica las tareas clave del día

Todos tenemos una, dos o tres tareas o actividades clave del día. En la medida de lo posible, es muy aconsejable situar las actividades que son más importantes para ti en un momento del día. Dado que van a requerir toda tu concentración, energía, creatividad y talento, sería una mala idea situarlas en momentos donde rindamos menos (al final del día, después de una comida pesada, tras varias reuniones, etc).

Elige cuidadosamente el momento para hacerlas y tendrás muchas más posibilidades de tener éxito. Si no tienes tareas clave fijas, y cambian cada día, revísalas al comienzo de la jornada y elige tú el mejor momento del día para hacerlas.

3. Céntrate en lo verdaderamente esencial

Es sorprendente la cantidad de tiempo y energía que dedicamos en nuestro día a cosas que no nos importan absolutamente nada. Pero nada. Si pusiéramos en una balanza lo que cuenta de verdad y a lo que le dedicamos minutos y minutos en el día, nos sacarían los colores.

Dedícale 15 minutos a pensar: ¿qué es lo que cuenta para mí? ¿qué es lo que vale para conseguir mis objetivos? Luego piensa en todas las actividades que haces en tu día y empieza a “filtrar”. Recuerda, fallamos en Productividad porque elegimos mal.

4. Adopta unos sólidos hábitos digitales

Nuestro “día digital” tiene tres grandes actividades: el email, la lectura online y la navegación. En la mayoría de los casos son tres agujeros negros llenos de distracciones que se tragan buena parte de nuestro tiempo y energía. Evidentemente la solución no pasa por eliminar estas actividades sino adaptarlas a nosotros, fijarles límites y desarrollar una serie de sólidos hábitos.

Si somos conscientes de que vamos a leer blogs o feeds, si nos fijamos un límite y un momento determinado del día para ello, evitaremos que se trague nuestro preciado tiempo. Estas actividades están a nuestro servicio, no al revés. No podemos ser esclavos de la “navegación inconsciente”, que nos hace perder horas y horas sin sentido.

5. Elimina las distracciones

Especialmente a la hora de encarar las tareas clave de tu día o un trabajo importan, póntelo fácil. Apaga todo. No existe el correo, no existe Twitter o Facebook… ni siquiera la reunión de esta tarde o el concierto de esta noche.

Lo que cuenta es el trabajo que vas a hacer, lo vas a completar bien, con brillantez y todo tu talento. Verás que terminarás antes, tendrá más calidad y te sentirás como el master-and-commander del universo. La sensación del trabajo bien hecho es una de las más fabulosas del mundo y la valoramos poco.

6. Revisa y analiza tu día

Nos hacemos muy poca justicia a nosotros mismos. Trabajamos, nos esforzamos, acertamos o fallamos y ni siquiera nos dedicamos cinco minutos a revisar cómo nos ha ido. ¿Hemos completado nuestros objetivos? ¿Qué ha fallado? ¿Qué puedo mejorar?

Del mismo modo, cuando hemos cumplido nuestros objetivos, hemos tenido éxito, debemos pararnos a saborear ese momento. Tenemos que recompensarnos con esa agradable sensación porque nosotros mismos lo hemos conseguido.

Recuerda, la productividad se basa en tus elecciones. Si uno no se para ni medio minuto a considerar algo (¿lo hago bien? ¿qué está fallando?) para luego decidir y elegir, jamás seremos productivos. De las elecciones que hagas hoy dependerá el éxito en tus proyectos. Y no sólo profesionales.